Sie kann viel mehr als nur administrative Probleme lösen. Eine professionelle Personalarbeit kann strategisch bedeutsam sein. Gerade in Zeiten der starken Belastung der Krankenhäuser. Einerseits setzt der Fachkräftemangel den Unternehmen seit Jahren zu. Laut DKG-Fachkräftemonitoring 2025 ist dieser zu großen Teilen dem demographischen Wandel geschuldet. Die Stellenbesetzungsprobleme (S.41ff) sind demnach in allen Berufsgruppen hoch und die Stellenvakanzen lang. Eine Schwierigkeit, die auch zu der hohen Personalfluktuation beiträgt. Krankenhäuser sind laut Krankenhaus Rating Report 2025 oft überschuldet und ihre finanzielle Lage ist angespannter als je zuvor.
Die Gründe dafür sind vielfältig, werden durch den Personalmangel allerdings potenziert. Denn fehlende Fachkräfte führen zur Einstellung kostenintensiver Leiharbeitnehmer:innen und dem Ausfall von potentiell Gewinn bringender Versorgungsleistungen.
Also sollte die Personalarbeit eines Unternehmens strategische Maßnahmen ergreifen, um die Zukunftsfähigkeit des Hauses zu gewährleisten.
Maßnahmen der Personalarbeit
Zunächst kann eine substanzorientierte Nachhaltigkeit und “Mitarbeiterorientierung” helfen, schreibt das Deutsche Ärzteblatt. Nach wie vor stehe das Wohl der Patient:innen vor dem der Mitarbeitenden und Entscheidungen würden hierarchisch getroffen. Eine offene Unternehmensführung kann dagegen entscheidende Unterschiede herstellen. Einerseits werden dadurch Mitarbeitende stärker eingebunden. Das erhöht die Attraktivität eines Unternehmens sowohl für das bestehende Personal als auch für Neuzugänge. Auf der anderen Seite kann auch die Personalarbeit selbst “offen” in Entscheidungen eingebunden werden und damit auf die Bedürfnisse der Mitarbeitenden eingehen.
Mit folgenden Maßnahmen wird die Mitarbeiterorientierung gestärkt:
- individualisierte Arbeitspläne, verkürzte Arbeitszeiten, 4-Tage-Woche
- individualisiertes Onboarding und eine Feedback-Kultur
- individualisierte und präventive Versorgungsleistungen, Kinderbetreuung, Benefits
- Angebote zur Weiterbildung
Diese individuelle Anpassung entspricht dem Zeitgeist einer volatilen und brüchigen Welt (VUCA/BANI), auf die mit größtmöglicher Flexibilität reagiert werden muss. Die Personalarbeit stärker in die strategische Planung einzubeziehen, verbessert also die Resilienz eines Unternehmens. Denn die Abteilung Human Resources (HR) weiß um die individuellen Bedürfnisse, Herausforderungen und Qualitäten. Die persönliche Kommunikation ist dabei elementar und sollte auch strategisch in das Unternehmen eingebunden werden. Gleichzeitig spielt die wachsende Digitalisierung eine entscheidende Rolle.
Digitalisierung zur Unterstützung der Personalarbeit
Der Einsatz von KI und Robotik wird sowohl in der Pflege als auch in der medizinischen Behandlung fortschreitend eingesetzt. Die Personalarbeit kann bei einer gelungenen Digitalisierung davon profitieren und die Bindung von Mitarbeitenden unterstützen.
Administrative Ebene
KI-basierte Systeme können auf der administrativen Ebene Beschäftigte der Personalabteilung unterstützen, um beispielsweise Arbeitszeiten und Gehaltsabrechnungen transparent und effizient gestalten zu können.
Ebenso können digitale Systeme die Mitarbeiterbindung stärken, indem sie Dienstpläne an individuelle Bedürfnisse (s.o.) anpassen und sogar die Stellenbesetzung durch Skill-Matching unterstützen. Gerade in der Pflege ist es mit dem Skill-Grade-Mix, also der Mischung verschiedener Ausbildungsgrade durch die fortschreitende Akademisierung, hilfreich, Stellen nach dem Ausbildungsgrad zu besetzen. Eine KI kann gezielte Ausbildungen, Fortbildungen und sonstige Fähigkeiten bewerten und einsetzen.
Auch Umfragen unter Mitarbeitenden können durch KI genauer durchgeführt werden, weil beispielsweise der Fließtext leichter in die Gesamtbewertung eingearbeitet werden kann.
Digitales Recruiting
Schließlich kann auch das Recruiting vermehrt digital erfolgen. Gerade die jüngeren Generationen sind als Digital Natives vollständig über die sozialen Medien vernetzt und erwarten auch, darüber angesprochen zu werden. Gleichzeitig ist es für sie selbstverständlich, digital zu antworten und auch erforderliche Dokumente digital auszutauschen. Ein Mix aus verschiedenen Recruiting-Kanälen kann von einer KI überblickt und organisiert werden. Das Active Sourcing einer Personalberatung ist an diesem Punkt gleichzeitig sinnvoll. Diese wird eng mit der HR-Abteilung zusammenarbeiten. Genauso wie es die Fachabteilungen im Krankenhaus beim Recruiting von Ärzt:innen bereits praktizieren.
Eine gegenseitige Absprache zwischen Fachabteilung, Personalabteilung und Krankenhausleitung kann bestenfalls eine effektive Strategie nicht nur für das Recruiting herstellen.
Weiterbildung
Die Digitalisierung benötigt gleichsam das Personal, das sie anleitet und eine entsprechende Infrastruktur. Gerade in der IT ist der Fachkräftemangel wiederum branchenübergreifend hoch. Angebote für Weiterbildungen innerhalb der Belegschaft sind also notwendig, um die Digitalisierung voranzubringen und erhöhen die Akzeptanz der neuen Technologien. Weiterbildungen fördern gleichzeitig wiederum die Bindung der Mitarbeitenden und das Ansehen eines Unternehmens.
Die Digitalisierung erfordert schließlich auch ein hohes Maß an Sicherheit. Der Schutz der persönlichen Daten ist im medizinischen Bereich besonders wichtig.
Ethische und Compliance Standards im Employer Branding
Die Compliance Standards im Krankenhaus sind nicht nur für den Datenschutz und die Informationssicherheit wichtig. Auch regulatorische Vorschriften müssen eingehalten werden und führen bei Nichteinhaltung zu einem Reputationsverlust. Die Reputation kann im selben Maße gestärkt werden, wenn Compliance und ethische Standards eingehalten werden. Daraus kann ein gelungenes Employer Branding gebildet werden, das zu den Erfolgsfaktoren für Kliniken gehört. Dabei sollte die Personalarbeit mit dem Marketing und der Unternehmensführung an einer Strategie arbeiten, wie oben beim Recruiting beschrieben. Das daraus entwickelte Employer Brand kann als unverwechselbare Unternehmensmarke sowohl in der externen als auch in der internen Kommunikation angewandt werden. Dass sich die Anforderungen an die Employer Brand wiederum mit Daten unterstützen lassen, beschreibt Stepstone.
Professionalisierte Personalarbeit und die Rolle der externen Personalberatung
Dabei wird auch betont, dass es wichtig ist, dass die Standards, die im Employer Branding beschrieben sind, auch eingehalten werden. Dies zu gewährleisten kann wiederum die Aufgabe einer koordinierenden, professionalisierten Personalarbeit sein. Sie gewährleistet individualisierte Maßnahmen und Personalpläne, Weiterbildungen und den breiten Einsatz der Digitalisierung. Ein gezieltes Recruiting und ein konsistentes Employer Branding können mit Hilfe einer externen Personalberatung die Attraktivität eines Unternehmens steigern und gleichzeitig die langjährigen Mitarbeitenden binden. Das Vertrauen, das eine konsistente Personalarbeit leistet, wird in dem Vertrauen gespiegelt, das Beschäftigte ihr entgegenbringen.
Fazit
Die Abteilung Human Resources (HR) im Krankenhaus ist also gerade in Zeiten des Fachkräftemangels ein wichtiger Akteur, um Personal zu gewinnen und zu binden. Ihre Aufgabe besteht bei weitem nicht in Verwaltungstätigkeiten. Vielmehr kann sie bei einer professionellen Ausrichtung wichtige Hinweise zu Dienstplänen, Stellenbesetzung und Recruiting geben. Wenn sie klug eingebunden wird, kann sie strategische Entscheidungen unterstützen, richtungsweisende Weiterbildungen anbieten und so die Zukunft des Unternehmens maßgeblich prägen. Mit der unterstützenden Expertise einer externen Personalberatung können weitere Impulse gegeben werden. Die Maßnahmen der Digitalisierung können unterstützt und parallel ein Active Sourcing betrieben werden. So kann ein Krankenhaus oder ein Medizinisches Versorgungszentrum als attraktiver und zukunftsorientierter Arbeitgeber bestehen.
